Site ve apartman gene kurulları (GK) ile ilgili sorularınızı İstanbul Barosu avukatlarından Mustafa Şeref Kısacık yanıtladı. Kısacık’ın A’dan Z’ye genel kurul rehberi gibi olan yanıtları şöyle: TOPLANTI DAVETİ Genel Kurullar (GK) neden ocak ayında yapılıyor? Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 29. Maddesi’ne göre GK’ların ne zaman yapılacağının Yönetim Planı’nda (YP) gösterilmesi gerekir. Eğer bu tarih gösterilmemişse GK’lar ocak ayında yapılır. Çağrının taahhütlü mektupla gönderilmesi zorunlu mudur? E-posta, SMS, WhatsApp ya da internet sitesinden yapılabilir mi? KMK’nın 29. Maddesi’ne göre, çağrı metninin elden imza karşılığı veya taahhütlü mektupla gönderilmesi gerekir. Maalesef bu yasal bir zorunluluk. Gelinen teknolojik ortamda bu zorunluluk değişmelidir. GK çağrısı yapmak kimin yetkisinde? Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırma görev ve yetkisi yöneticiye aittir (KMK madde 35/k). Bu durum hem olağan hem de olağanüstü toplantılar için geçerlidir. Dolayısıyla gerek denetçi/denetçiler veya üçte bir oranındaki kat malikleri, kurulun toplantıya çağrılmasını yöneticiden istemek durumundadırlar. Olağanüstü GK toplantısı neden ve nasıl yapılır? Acil ve önemli bir durumun ortaya çıkması halinde, örneğin olağanüstü harcama gerektiren çatının uçması, duvarın çökmesi gibi acil yapılması gereken bir şey olduğunda, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine olağanüstü toplantı da yapmak mümkündür. Apartman ve site yönetimlerinde olağanüstü toplantı için GK tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine elden imza karşılığı veya taahhütlü mektup göndermek suretiyle çağrı yapmak zorunludur. Ayrıca toplantı sebebinin ve gündemin bildirilmesi de şarttır. İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az, 15 günden fazla olamaz. KATILIM ORANI GK, kaç kişi ile toplanır? KMK’nın 30. Maddesi’ne göre GK’lar maliklerin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile toplanır. İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantıda herhangi bir çoğunluk aranmaz, gelenlerle toplantı yapılır. GK’da divan kurulu seçilmesi zorunlu mudur? GK’da toplantıyı yönetmek üzere divan kurulu seçilecekse, 3 kişilik bir kurul seçilir. Bu kişilerin malik olma zorunluluğu yoktur. KMK’da divan kuruluna ilişkin özel bir düzenleme bulunmadığından, YP’de bu konuda özel bir düzenleme bulunuyorsa o kural uygulanır. YP’de farklı veya özel bir düzenleme yoksa, divan kurulu başkanı ve üyeleri genel kurula katılan kat malikleri veya vekilleri arasından seçilebileceği gibi, dışarıdan ve kat maliki olmayan profesyonel yönetim danışmanlarından, avukatlardan, KMK ve mevzuatına hâkim 3’üncü kişilerden de seçilebilir. Özel çoğunluk gerektiren kararlar var mıdır? GK’da kararlar oyçokluğu ile alınır. Ancak yeter sayı için yasada özel bir oran belirlenmişse oyçokluğu yetmez. Örneğin YP’nin değiştirilmesi için tüm kat maliklerinin 4/5’inin oyu gerekir. Yönetici ve denetici seçimi için yine bütün kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu gerekir. KARARA KARŞI DAVA Çağrıda belirtilmeyen konular görüşülebilir mi? Gündemde olmayan bir konunun görüşülmesi de mümkündür. Ancak öncelikle YP’ye bakmamız gerekir. Örneğin YP’de toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile gündeme madde eklenebilir diye yazıyorsa, buna uymak gerekir. YP’de birşey yazmıyorsa olağan yönetim işleriyle ilgili özellikle de gündem ilan edildikten sonra ortaya çıkan acil ve zorunlu bir iş için karar alınması ve buna göre bütçe oluşturulması konusunda gündeme madde ilave edilebilir. Ama çoğunluğu sağlamışken, “Hadi yönetim planını değiştirelim” diye karar alınamaz, alınmamalıdır. GK kararlarına karşı dava açılabilir mi? Sulh Hukuk Mahkemesi’nde dava açılabilir. Toplantıya katılmışlarsa toplantı tarihinden itibaren bir ay içinde dava açmalıdırlar. Eğer GK toplantısına katılmadılarsa; GK kararlarının kendilerine tebliğinden itibaren bir ay içerisinde dava açılmalıdır. Diyelim ki, GK’ya katılmadık ve kararlar bize tebliğ edilmedi, dava açma süremiz 6 aydır. KİRACI DA OY KULLANABİLİR Mİ Kiracılar oy kullanabilir mi? Kat malikleri kurulu ya da apartman toplantısına yalnız malikler veya vekâlet verdikleri kişiler katılabilirler. Kiracılar GK toplantılarına kural olarak katılamıyorlar. Ancak, ev sahibinin vekâlet vermesi halinde kiracı GK’ya katılıp vekâleten oy kullanabilir. Kaç kişiye vekalet edilebilir? Kural olarak bağımsız bölüm sayısının yüzde 5’i kadar vekâlet alınabilir. Ancak 40’a kadar (40 dahil) bağımsız bölümü olan sitelerde yüzde 5 kuralına bakılmaz. İki kişiden vekâlet alınabilir. Birden çok dairesi olanlar kaç oy kullanır? Her daire için 1 oy hakkı vardır. Ancak kullanacağı oylar bütün oyların 1/3’ünden fazla olamaz. Bir dairenin birden çok maliki varsa? Hepsi birden oy kullanamaz. İçlerinden vekâlet verecekleri biri oy kullanabilir. Kararlar nasıl duyurulur? Yasal düzenlemeye göre elden imza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirmek gerekir. Hukuki açıdan da en doğrusu bu şekildedir. Eski defterler nasıl imha edilir? Karar defterlerinin saklanması daha doğrudur. Zira eski tarihli de olsa alınan kararlar yeni bir GK kararı ile kaldırılmadığı veya mahkemece iptal edilmediği sürece gelecek yıllarda da geçerlidir. Buna karşılık GK çağrı yazıları, rutin ödeme makbuzları gibi belgelerin GK kararı ile imha edilmesinde bir sakınca olmadığını düşünüyorum.