Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan kılavuza göre, sistem üzerinden “Danışman Bildirimi”, “Sözleşmeli İşletme Bildirimi” ve bu işletmeler için “Yetki Belgesi Başvurusu” gibi kritik işlemler adım adım şu şekilde gerçekleştiriliyor:
1. Uygulamaya Giriş ve İşletme Seçimi
Sisteme kullanıcı adı-şifre veya e-Devlet kapısı üzerinden giriş yapıldıktan sonra ana sayfada yer alan “Sözleşmeli İşletme ve Danışman Bildirimi” menüsüne tıklanır. Açılan ekranda ilk olarak işlem yapılacak firmanın statüsüne göre “Ticari İşletme” ya da “Esnaf İşletmesi” seçimi yapılır.
2. Emlak Danışmanı Bildirimi ve MYB Kontrolü
İşletme türü seçildikten sonra MERSİS veya ESBİS sistemlerinde kayıtlı olan yetkili işletmeler listelenir. İlgili işletme seçilerek “Danışman Bildirimi” butonuna basılır.
- Kimlik Doğrulama: Bildirilecek kişi Türk vatandaşı ise T.C. Kimlik Numarası, yabancı uyruklu ise Pasaport Numarası girilerek kişi sorgulaması yapılır.
- Formun Doldurulması: Açılan ekranda ad, soyad, doğum tarihi ve cinsiyet gibi bilgiler merkezi sistemlerden otomatik olarak çekilir. Formda yer alan sabit telefon alanı hariç tüm alanların (cep telefonu, e-posta, eğitim durumu, işe başlama tarihi, tebligat adresi) doldurulması zorunludur.
- Mesleki Yeterlilik Belgesi (MYB): Ekrandaki büyüteç simgeli “MYB Kontrolü” butonuna tıklanarak kişinin Mesleki Yeterlilik Belgesi sistem üzerinden kontrol edilir ve “Kaydet” butonuyla işlem tamamlanır.
3. Danışman Bilgilerini Güncelleme ve İşten Ayrılış Bildirimi
Sisteme kaydedilen danışmanlar listelendikten sonra, sağ tarafta bulunan “Düzenle” (kalem) simgesine tıklanarak iletişim ve tebligat adresi bilgileri güncellenebilir. Ayrıca, bir danışmanın işten ayrılması durumunda yine bu ekran üzerinden “İş Bitiş Tarihi” girilerek ilişik kesme bildirimi yasal olarak bakanlığa iletilir. Kişiye ait evraklar ise “Dokümanlar” butonu üzerinden sisteme yüklenebilir.
4. Sözleşmeli İşletme Bildirimi
Bir gayrimenkul işletmesi, kendisine bağlı çalışacak sözleşmeli bir işletmeyi (ofisi) sisteme eklemek istediğinde “Sözleşmeli İşletme İşlemleri” ve ardından “Sözleşmeli İşletme Ekle” adımlarını takip eder.
- Eklenecek ofis bir Ticari İşletme ise MERSİS numarasıyla, Esnaf İşletmesi ise yetkilisinin T.C. Kimlik numarasıyla aratılır ve yanındaki “Ekle” butonuna basılır.
- Bildirimin resmiyet kazanması ve geçerli olması için “Sözleşme Bilgisi Düzenle” alanından Sözleşme Başlangıç Tarihi girilerek kaydedilmelidir. Ortaklık ya da sözleşme sona erdiğinde ise aynı alandan Sözleşme Bitiş Tarihi işlenir.
5. Sözleşmeli İşletmeler İçin Yetki Belgesi Başvurusu
Sözleşmeli işletmenin (alt ofisin) kendi adına Taşınmaz Ticareti Yetki Belgesi alabilmesi için sisteme giriş yapıp “Yeni Başvuru” menüsünden işletme türünü seçmesi gerekir.
- Karşılarına gelen listeden kendi işletmelerini seçip “Sözleşmeli İşletme Mi?” kutucuğunu işaretleyerek “Devam Et” butonuna tıklarlar.
- Önemli Şart: Bu başvurunun ilerleyebilmesi için, bağlı bulunulan ana işletmenin yetki belgesine sahip olması ve TTBS üzerinden sözleşme başlangıç tarihini sisteme girmiş olması şarttır.
- Şartlar sağlandığında, “İşletme Ekle” kısmından ana işletme seçilir, gerekli yasal dokümanlar “Belge Ekle” alanından sisteme yüklenir ve “Başvuruyu Tamamla” butonuna basılır.
TTBS üzerinde tamamlanan tüm danışman ve sözleşmeli işletme bildirimleri ile yetki belgesi başvuruları, doğrudan işletmenin bağlı bulunduğu Ticaret İl Müdürlüğü’nün onay ekranına düşmektedir. Müdürlük onayının ardından düzenlenen yasal yetki belgesi, sistemdeki “Yetki Belgelerim” menüsü altından kolayca görüntülenebilmektedir.